കൃത്യമായി തയ്യാറാക്കുന്ന സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകള്‍ ശരിയായ തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കുവാന്‍ സംരംഭകനെ സഹായിക്കുന്നു. ഒരു കാലയളവിലെ ഇടപാടുകളുടെ സംക്ഷിപ്ത രൂപമാണ് ഇവ വരച്ചിടുന്നത്. ഈ സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകള്‍ സൂക്ഷ്മമായി നിരീക്ഷിക്കുന്ന ഒരു സംരംഭകന് തന്റെ ബിസിനസിലെ പ്രശ്‌നങ്ങളെ കണ്ടെത്താനും അതിനുള്ള പരിഹാരം യഥാസമയം സ്വീകരിക്കുവാനും സാധ്യമാകുന്നു
സംരംഭകന് മനസിലാക്കിയിരിക്കേണ്ട രണ്ട് പ്രധാനപ്പെട്ട സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകളെയാണ് നമ്മള്‍ പരിചയപ്പെടാന്‍ പോകുന്നത്. ഇവ സംരംഭകനുമായി സംവദിക്കുന്ന ചില സത്യങ്ങളുണ്ട്. ഈ സത്യങ്ങള്‍ സംരംഭകന് തിരിച്ചറിയുന്നുണ്ടോ എന്നതാണ് കാതലായ ചോദ്യം. ഈ സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകള്‍ പറയുന്നത് സംരംഭത്തിന്റെ കഥയാണ്. അതായത് സംരംഭത്തിലെ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളെക്കുറിച്ച് സംരംഭകനുമായി സംസാരിക്കുവാന്‍ ഇവ ശ്രമിക്കുന്നു. പലപ്പോഴും സംഭവിക്കുന്നത് നിയമപരമായ ആവശ്യങ്ങള്‍ക്ക് വേണ്ടി ഇവ തയ്യാര്‍ ചെയ്യുന്നു എന്നതല്ലാതെ ഇത് വായിച്ച് അവ നല്‍കുന്ന സന്ദേശം ഉള്‍ക്കൊള്ളാന്‍ സംരംഭകന് തയ്യാറാകുന്നില്ല.
ബിസിനസ് അതിഗംഭീരമായി മുന്നോട്ട് പോകുന്നു എന്ന് തോന്നുമ്പോഴും സ്ഥാപനം നഷ്ടത്തിലാണ് അല്ലെങ്കില്‍ പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ലാഭം ലഭിക്കുന്നില്ല എന്ന വാസ്തവം സംരംഭകനെ ചിന്താക്കുഴപ്പത്തിലാക്കുന്നു. വില്‍പ്പനയുണ്ട് പക്ഷേ പണം ബിസിനസില്‍ നില്‍ക്കുന്നില്ല അത് എവിടെപ്പോകുന്നു?. ഇത് എങ്ങിനെ കണ്ടെത്തും? ബിസിനസിലെ ഇടപാടുകള്‍ തകൃതിയായി നടക്കുകയാണ്. അവസാനം എന്ത് നീക്കിയിരിപ്പുണ്ട്? ബിസിനസ് മുന്നോട്ടു പോകുമ്പോള്‍ എന്താണ് ആസ്തിയായിട്ടുള്ളത്? എന്തൊക്കെയാണ് ബാധ്യതകള്‍? ആസ്തികളാണോ ബാധ്യതകളാണോ കൂടുതല്‍? അതല്ല ഇതൊന്നുമറിയാതെ ദിവസങ്ങള്‍ കടന്നു പോകുകയാണോ?
എന്താണ് ബിസിനസില്‍ യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ സംഭവിക്കുന്നതെന്ന് സംരംഭകന്റെ മുന്നില്‍ ഒരു ചിത്രം വരച്ചിടുകയാണ് സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകള്‍ ചെയ്യുന്നത്. ഇതിലെ ഓരോ അക്കങ്ങള്‍ക്കും ജീവനുണ്ട്. സംരംഭകന്റെ ജീവിതമാണ് ഈ അക്കങ്ങളില്‍ തെളിയുന്നത്. മികച്ച രീതിയില്‍ വില്‍പ്പനയുള്ള ഒരു ബിസിനസ് നഷ്ടത്തിലാകാം. വലിയ വില്‍പ്പനയില്ലാത്ത ഒരു ബിസിനസ് ലാഭകരമാവാം. രണ്ടും സംഭവ്യമാണ്. സംരംഭകന് കരുതുന്നതാവണമെന്നില്ല കണക്കുകള്‍ കാട്ടിത്തരുന്ന യാഥാര്‍ത്ഥ്യങ്ങള്‍. ഈ സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകളെ വായിക്കുവാന്‍ സംരംഭകന് പഠിക്കണം. അതിലെ ഓരോ വരവും ചെലവും ആസ്തിയും ബാധ്യതയും വിശകലനം ചെയ്യണം. ഇത് അറിവിന്റെ പുതിയ ജാലകങ്ങള്‍ തുറക്കും. വെളിച്ചം മനസിലേക്ക് കടന്നുവരും. മാറ്റങ്ങള്‍ നടപ്പിലാക്കുവാന്‍ ഇത് സഹായിക്കും.
1. ലാഭ നഷ്ട കണക്ക്
(Profit & Loss Account)
സംരംഭം ലാഭത്തിലാണോ നഷ്ടത്തിലാണോയെന്ന് മനസിലാക്കുവാന്‍ സഹായിക്കുന്ന സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റാണ് പ്രോഫിറ്റ് ആന്‍ഡ് ലോസ് എക്കൗണ്ട് അഥവാ ലാഭ നഷ്ട കണക്ക്. സംരംഭകന് എന്ന നിലയില്‍ ഇത് വായിക്കുവാനും മനസിലാക്കുവാനും സാധിക്കണം. ലാഭ നഷ്ട കണക്ക് തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ മാത്രമാണ് നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് ലാഭത്തിലാണോ അല്ലയോ എന്ന് തിരിച്ചറിയാന്‍ സാധിക്കുന്നത്. മനക്കണക്കുകള്‍ക്കിവിടെ പ്രസക്തിയില്ല. നിങ്ങള്‍ മനസില്‍ കണക്കുകൂട്ടുന്ന ലാഭം യഥാര്‍ത്ഥത്തില്‍ ഉണ്ടാവണമെന്നില്ല. ഇത് കണ്ടെത്താനുള്ള ഒരേയൊരു മാര്‍ഗമാണ് ലാഭ നഷ്ട കണക്ക് തയ്യാറാക്കുക എന്നുള്ളത്.
ലാഭവും നഷ്ടവും
വരുമാനം (Income) ചെലവിനേക്കാള്‍ (Expenses) കൂടുതലെങ്കില്‍ സംരംഭം ലാഭത്തിലെന്ന് കണക്കാക്കാം. എന്നാല്‍ ചെലവ് വരുമാനത്തെക്കാള്‍ കൂടിവരുന്ന അവസ്ഥക്ക് നഷ്ടം എന്നു പറയാം.
ലാഭ നഷ്ട കണക്ക് തയ്യാറാക്കുന്നതെങ്ങിനെ?
ലാഭ നഷ്ട കണക്ക് ‘T’ ഫോര്‍മാറ്റിലാണ് തയ്യാറാക്കുന്നത്. ഒരു ഭാഗത്ത് വരുമാനം കാണിക്കുന്നു മറ്റേ ഭാഗത്ത് ചെലവുകള്‍ കാണിക്കുന്നു. ഉല്‍പ്പന്നങ്ങളുടേയോ സേവനങ്ങളുടേയോ വിറ്റുവരവും സംരംഭത്തിന്റെ മറ്റ് വരുമാനങ്ങളും T ഫോര്‍മാറ്റില്‍ വരുമാനത്തിന്റെ ഭാഗത്ത് (Income Side) കാണിക്കുന്നു. വില്‍പ്പന നടത്തിയ ഉല്‍പ്പന്നങ്ങളുടെ കോസ്റ്റ് (Cost of Goods Sold), ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളം, വാടക, യാത്രച്ചെലവുകള്‍, സ്റ്റേഷനറി, വായ്പകളുടെ പലിശ, ഡിപ്രീസിയേഷന്‍ തുടങ്ങിയ ചെലവുകള്‍ ചെലവുകളുടെ ഭാഗത്ത് (Expenses Side) കാണിക്കുന്നു.
വില്‍പ്പനയ്‌ക്കൊപ്പം ലാഭത്തിലും ശ്രദ്ധ വേണം
സംരംഭം ലാഭത്തിലാക്കുകയും അത് വര്‍ദ്ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക എന്നത് തന്നെയായിരിക്കണം ബിസിനസിന്റെ ലക്ഷ്യം. വില്‍പ്പന വര്‍ദ്ധിക്കുകയും സംരംഭം നഷ്ടത്തിലാകുകയും ചെയ്യുന്ന ഒരു സ്ഥിതിവിശേഷം ആലോചിക്കുക. വില്‍പ്പന കൂട്ടുന്നതില്‍ മാത്രമാവരുത് സംരംഭകന്റെ ശ്രദ്ധ. വില്‍പ്പനയിലെ വര്‍ദ്ധനവ് ബിസിനസിലേക്ക് ലാഭം കൊണ്ടുവരുന്നുണ്ടോ എന്നുകൂടി കൃത്യമായ ഇടവേളകളില്‍ കണക്കാക്കണം. ലാഭമില്ലാതെ വില്‍പ്പന മാത്രം വര്‍ദ്ധിച്ചിട്ടെന്തു കാര്യം. ശ്രദ്ധ ഒരേസമയം വില്‍പ്പനയിലും ലാഭത്തിലും വേണമെന്ന് സാരം.
ലാഭ നഷ്ട കണക്ക് എപ്പോള്‍ തയ്യാറാക്കാം?
സാധാരണയായി ബിസിനസുകള്‍ ലാഭ നഷ്ട കണക്ക് തയ്യാറാക്കുന്നത് ഒരു വര്‍ഷത്തെയാണ്. ഒരു സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തെ ലാഭം അല്ലെങ്കില്‍ നഷ്ടം കണക്കുകൂട്ടുവാന്‍ ഇത് തയ്യാറാക്കുന്നത് മൂലം സാധിക്കുന്നു. എന്നാല്‍ സംരംഭകര്‍ക്ക് വേണമെങ്കില്‍ എല്ലാ മാസത്തേയും അല്ലെങ്കില്‍ ഓരോ ക്വാര്‍ട്ടറിലേയും (മൂന്ന് മാസം കൂടുമ്പോള്‍) ലാഭ നഷ്ട കണക്ക് തയ്യാറാക്കാം. ഇത് സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളുടെ അവലോകനത്തിനും നിയന്ത്രണത്തിനും സഹായകരമാകും.
2. ആസ്തി ബാധ്യത പട്ടിക
(Balance Sheet)
സംരംഭത്തിന്റെ ആസ്തികളും (Assets) ബാധ്യതകളും (Liabilities) എങ്ങിനെ മനസിലാക്കുവാന്‍ സാധിക്കും?
ഇതിനാണ് ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് അഥവാ ആസ്തി ബാധ്യത പട്ടിക. സംരംഭത്തിന്റെ ആസ്തികളും ബാധ്യതകളും ഏത് സമയത്തും മനസിലാക്കുവാന്‍ ആസ്തി ബാധ്യത പട്ടിക തയ്യാറാക്കിയാല്‍ മതി.ലാഭ നഷ്ട കണക്ക് (P & L) പോലെ തന്നെ ആസ്തി ബാധ്യത പട്ടികയും ‘T’ ഫോര്‍മാറ്റിലാണ് തയ്യാറാക്കുന്നത്. ഒരു ഭാഗത്ത് ആസ്തികളും (Assets) മറു ഭാഗത്ത് ബാധ്യതകളും (Liabilities) കാണിക്കുന്നു.
ബാധ്യതകള്‍ (Liabilities)
എന്തുകൊണ്ടാണ് ഉടമസ്ഥന്‍/ര്‍ സംരംഭത്തിലേക്ക് നിക്ഷേപിക്കുന്ന മൂലധനം (Capital) ബാധ്യതയുടെ ഭാഗത്ത് കാണിക്കുന്നത്?
ഉടമസ്ഥനേയും ബിസിനസിനേയും രണ്ട് വ്യത്യസ്ത വ്യക്തികളായിട്ടാണ് കണക്കാക്കേണ്ടത്. എങ്കില്‍ മാത്രമേ ബിസിനസിലെ കണക്കുകള്‍ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്താന്‍ സാധിക്കുകയുള്ളൂ. ഇത് Business Entity Concept എന്നാണ് അറിയപ്പെടുന്നത്.അതുകൊണ്ടാണ് ഉടമസ്ഥന്‍ ബിസിനസിലേക്ക് നിക്ഷേപിക്കുന്ന മൂലധനം ഉടമസ്ഥന്റെ കയ്യില്‍ നിന്നും വാങ്ങിയ പണമായിട്ട് കണക്കാക്കി ബാധ്യതയുടെ ഭാഗത്ത് കാണിക്കുന്നത്. സംരംഭം എടുത്തിട്ടുള്ള മറ്റ് വായ്പകളും ബാധ്യതയുടെ ഭാഗത്ത് കാണിക്കുന്നു. കൂടാതെ ബാങ്കില്‍ നിന്നും എടുത്തിട്ടുള്ള ഓവര്‍ഡ്രാഫ്റ്റ് (Overdraft), അസംസ്‌കൃതവസ്തുക്കള്‍ വാങ്ങിയ വകയില്‍ സപ്ലയേഴ്‌സിന് നല്‍കാനുള്ള പണം (Sundry Creditors), കൊടുത്തു തീര്‍ക്കുവാനുള്ള മറ്റ് ചെലവുകള്‍ (Creditors for Expenses) എന്നിവയെല്ലാം ബാധ്യതയുടെ ഭാഗത്ത് കാണിക്കുന്നു.
ആസ്തികള്‍ (Assets)
ആസ്തികളുടെ ഭാഗത്ത് സംരംഭത്തിലെ സ്ഥലം, കെട്ടിടം, യന്ത്രങ്ങള്‍, വാഹനങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയ സ്ഥിര ആസ്തികള്‍ (Fixed Assets), ഉപഭോക്താക്കളില് നിന്നും കിട്ടുവാനുള്ള പണം (Sundry Debtors), ഉല്‍പ്പന്നങ്ങളുടെയും അസംസ്‌കൃത വസ്തുക്കളുടെയും സ്റ്റോക്ക്, കാഷ് ബാങ്ക് ബാലന്‍സുകള്‍ എന്നിവ കാണിക്കുന്നു.
സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകള്‍ പഠിക്കുക
സംരംഭകന് ലാഭ നഷ്ട കണക്ക് (Profit & Loss Account), ആസ്തി ബാധ്യത പട്ടിക (Balance Sheet) എന്നിവ വായിക്കുവാനും അത് മനസിലാക്കുവാ
നുമുള്ള നിപുണത (Skill) നേടണം. ആദായനികുതിയുടേയോ, ജിഎസ്റ്റിയുടേയോ, ആര്‍ഒസിയുടേയോ ഒക്കെ ഫയലിംഗ് ആവശ്യത്തിന് വേണ്ടി മാത്രമാണ് ഇവ തയ്യാറാക്കുന്നതെന്നും അവയുടെ പ്രസക്തി അതു മാത്രമാണ് എന്ന ചിന്താഗതി സംരംഭകന് തിരുത്തേണ്ടതുണ്ട്. കൃത്യമായി തയ്യാറാക്കുന്ന സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകള്‍ ശരിയായ തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കുവാന്‍ സംരംഭകനെ സഹായിക്കുന്നു. ഒരു കാലയളവിലെ ഇടപാടുകളുടെ സംക്ഷിപ്ത രൂപമാണ് ഇവ വരച്ചിടുന്നത്. ഈ സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകള്‍ സൂക്ഷ്മമായി നിരീക്ഷിക്കുന്ന ഒരു സംരംഭകന് തന്റെ ബിസിനസിലെ പ്രശ്‌നങ്ങളെ കണ്ടെത്താനും അതിനുള്ള പരിഹാരം യഥാസമയം സ്വീകരിക്കുവാനും സാധ്യമാകുന്നു.
(പ്രമുഖ ബിസിനസ് എഴുത്തുകാരനും മാനേജ്‌മെന്റ് വിദഗ്ധനും ഡിവാലര്‍ മാനേജ്‌മെന്റ് കണ്‍സള്‍ട്ടന്റ്‌സ് മാനേജിംഗ് ഡയറക്റ്ററുമാണ് ലേഖകന്‍)
Dr Sudheer Babu is a best-selling business author and the Managing Director of De Valor Management Consultants, Kochi.